Objetivo

Definir o que é mala direta, qual a sua finalidade e mostrar um exemplo prático.

Introdução

A utilização de mala direta é um recurso bastante eficaz, usado principalmente para a divulgação de produtos, serviços ou para fins informativos.
O grande diferencial da mala direta está no fato de que através de um único modelo de carta, o remetente consegue dirigir-se diretamente a cada pessoa, independentemente do número de destinatários ao qual a mesma será remetida.
O Word nos oferece um recurso que facilita bastante a execução de uma tarefa que antes demandava muito tempo.
Para fazermos uma mala direta, precisamos criar dois arquivos: o documento principal que contém o texto para ser enviado com todas as formatações desejadas, juntamente com os campos região que o Word cria para receber os dados a serem alterados e um arquivo de dados (conteúdo dos campos) que mudarão de cliente para cliente.
Vamos a um exemplo prático:

CRIAR UM DOCUMENTO PRINCIPAL

É este documento que contém o texto e outros itens que permanecem iguais em todas as cartas (ex.remetente e o próprio texto da carta).
Para criar um documento principal:
1. No menu "Ferramentas", escolha "Mala Direta".
Aparecerá a caixa de diálogo abaixo:

2. Em Documento Principal:

Escolha o botão "Criar",

dentre as opções escolha "Cartas Modelo

3. Na mensagem do Word escolha o botão "Janela Ativa".

4. Na caixa de diálogo "Auxiliar de Mala Direta", escolha o botão "Fechar"

Após executar os comandos acima, verifique que no documento principal será apresentada uma Barra de Ferramentas Mala Direta.

Digite o seguinte texto:

CENTRO UNIVERSITARIO DE FORMIGA – MG (UNIFOR-MG)

Av. Dr. Arnaldo de Senna 328 – Água Vermelha

Tel. 33291400

Formiga, 14 de abril de 2010.

Prezado(a) Sr(a)

Vimos por meio desta informar a data de vencimento de sua mensalidade nº , a qual vencerá no dia , devendo

ser paga na Agência 286 do Banco Nacional na Av. Paulista 2022.

Atenciosamente,

Marcos Antônio da Silva

Auxiliar Administrativo I – Departamento de Informática

CRIAR A ORIGEM DE DADOS

Origem de Dados é o documento que contém as informações variáveis em cada uma das cartas (por

exemplo: destinatário, seu nome e endereço).

Para criar a origem de dados:

1. Dê um clique simples no ícone (Auxiliar de Mala Direta):

2. Escolha no item 2 "Origem de Dados", botão "Obter Dados".

Escolha a opção "Criar Origem de Dados"

Após a seleção acima o Word abrirá uma caixa de diálogo "Criar Origem de Dados".

Da lista de "Nome de campo no Cabeçalho", só serão utilizados os seguintes: Nome, Endereço1, CEP, Cidade, Estado. Portanto, selecione e remova (através do botão "Remover nome de campo") todos os outros campos, um a um.

Além destes, serão inseridos os seguintes campos: Fatura, Data e Valor, os quais deverão ser digitados uma um na caixa de texto "Nome do Campo", e após cada inserção clique no botão "Adicionar nome de campo".

Cada "Nome do campo" deve iniciar-se com uma letra, os caracteres posteriores podem ser letras ou números, mas não são permitidos espaços.

Em seguida clique o botão O.K.

O Word exibirá a caixa de diálogo "Salvar Como".

Execute o salvamento como o de um documento qualquer. Após salvarmos, aparecerá um mensagem, onde será clicada a opção "Editar Origem de Dados".

Logo a seguir, o Word apresentará a caixa de diálogo "Formulário de Dados". Como mostra a figura abaixo:

Preencha os registros conforme solicitado.

Para inserir as informações de cada novo cliente clique no botão "Adicionar Novo".

Clicando na opção "Exibir origem", você poderá visualizar o documento de origem de dados dispostos em uma tabela. Com este documento aberto, clique sobre o ícone:

Aparecerá uma caixa de diálogo onde podemos alterar a estrutura desta tabela.

Para retornar ao documento principal da Mala Direta, é só clicar sobre o ícone: