O Microsoft® Excel® [1] pode fazer muitas coisas em termos de recursos, comandos e funções. Algumas delas são complexas, e outras (que são muito simples) não são conhecidas por muitos usuários. Quer classificar e organizar facilmente os dados de uma planilha? Proteger seu arquivo contra exibições e alterações não autorizadas? Talvez ocultar linhas ou verificar se há entradas duplicadas? Tudo isso é possível.
Classificação de grupos de dados e informações
O Excel pode classificar grupos de dados e informações de acordo com o critério que você desejar, na ordem em que você quiser — por exemplo, alfabética ou cronológica. Digamos que você tenha digitado dados de Nome, Sobrenome e Idade: eles podem ser classificados segundo qualquer dos três campos, e ainda é possível escolher níveis subsequentes.
Realce o grupo de células que serão classificadas. Se houver uma linha de cabeçalho (título), você pode realçá-la também. Agora, na guia “Dados”, escolha “Classificar” no grupo “Classificar e Filtrar”. Se realçar a linha de cabeçalho, certifique-se de desmarcar “Meus dados contêm cabeçalhos” no canto superior direito. Agora escolha a coluna que deseja classificar, e em qual ordem (crescente ou decrescente). Usando nosso exemplo com Nome, Sobrenome e Idade, você pode escolher níveis adicionais de classificação se, por exemplo, mais de uma pessoa tiver o mesmo "valor" em Nome, Sobrenome ou Idade.
Não importa a complexidade dos dados; as mesmas regras, funções e recursos de classificação se aplicam.
Senhas de proteção para pastas de trabalho do Excel
A cada dia surgem mais problemas com a segurança das informações, e o Excel pode ajudá-lo. Em documentos com informações particulares, como dados de vendas, uma senha pode ser usada para impedir a abertura não autorizada de uma pasta de trabalho do Excel.
Em “Arquivo” ou no Botão do Office, escolha “Salvar como”. Na janela “Salvar como”, clique em “Ferramentas” no canto inferior esquerdo e em “Opções gerais”. Digite a senha desejada e salve o documento normalmente. Agora o documento só pode ser exibido por pessoas autorizadas.
Ocultar linhas e colunas
Na hora de imprimir planilhas do Excel, pode ser melhor não imprimir certas informações — por exemplo, informações confidenciais como salários de funcionários ou dados de vendas. Para evitar a impressão de linhas ou colunas específicas, oculte-as antes de imprimir (ocultar linhas e colunas também pode simplificar o trabalho em planilhas complicadas).
Para ocultar linhas, selecione-as clicando nos números das linhas (clique com o botão esquerdo e arraste para selecionar um bloco de linhas; e lembre-se, mantenha a tecla “Ctrl” pressionada enquanto clica para selecionar linhas que não sejam adjacentes). Em seguida, clique em um dos números de linhas realçadas na borda e selecione “Ocultar”. Siga o mesmo procedimento para ocultar colunas, clicando com o botão direito na letra de uma coluna realçada e selecionando “Ocultar”.
“Reexibir” essas linhas/colunas também é simples. Para reexibir linhas ou colunas, realce toda a planilha, clicando com o botão esquerdo na caixa na interseção das bordas das linhas e colunas no canto superior esquerdo da planilha. Clique com o botão direito na borda de uma linha ou coluna e selecione “Reexibir”.
Detecção de entradas duplicadas
Assim como o Word® detecta palavras repetidas, o Excel localiza entradas repetidas em células, mas é preciso pedir a ele que faça isso. O comando é simples.
No Excel 2007 — que já deve ser o padrão hoje em dia — é fácil. Selecione e realce o intervalo de células a ser verificado. Na guia “Início”, no grupo “Estilo”, você encontrará “Formatação Condicional”. Clique em “Realçar Regras das Células” no menu suspenso e selecione “Valores Duplicados”. Escolha a formatação desejada para identificar as entradas duplicadas, e pronto!
[1] Este artigo se refere à versão em português do Excel 2007.
Referencia: Newsletter da HP
