Como organizar seu Gmail
Como a cada dia o volume de e-mails vem aumentando assustadoramente, principalmente após a criação das redes sociais, gerenciar seus e-mails tem sido cada vezes mais difícil. Este tutorial ensinará como você irá gerenciar o fluxo de mensagens recebidas como por pastas, e-mail, assuntos, grupos e outros.
Pastas
Na verdade, o Gmail não usa pastas. Para ajudá-lo a organizar seus e-mails com mais eficiência, o Gmail utiliza marcadores, em vez de pastas.
Veja por que achamos que marcadores são melhores do que pastas:
1º Passo
Como usar marcadores
Os marcadores ajudam a organizar suas mensagens em quaisquer categorias: trabalho, família, tarefas a fazer, ler mais tarde, piadas, receitas, a categoria que você quiser. Os marcadores fazem todo o trabalho das pastas e ainda oferecem um bônus: a possibilidade de adicionar mais de um marcador a uma mensagem.
Somente você pode ver seus marcadores, portanto o remetente nunca saberá se você marcou uma mensagem com "Melhor amigo" ou com "Ler mais tarde".
Criar um marcador
Para criar um marcador que você pode adicionar a qualquer mensagem:
No lado esquerdo da página, clique em Mais, na parte inferior de sua lista de marcadores. Se você não vir o "Mais", use o mouse para segurar a linha cinza divisória e arrastá-la para exibir mais marcadores. Clique em Criar novo marcador (Figura 1).
Figura 1. Criar novo marcador
Digite o nome do novo marcador e clique em Criar (Figura 2).
Figura 2. Novo marcador
Obs.: Também é possível criar um novo marcador para uma mensagem na caixa de entrada clicando no botão Marcador acima da lista de mensagens, e em seguida clicando em Criar novo.
Você pode adicionar um marcador às suas mensagens de diversas maneiras:
Ao visualizar a caixa de entrada, marque a caixa de seleção ao lado das mensagens, clique no botão Marcadores e clique no marcador desejado. Ou marque as caixas ao lado de diversos marcadores e clique em Aplicar Figura 3.
Outra opção:
Ao visualizar uma mensagem, clique no botão Marcadores para adicionar um marcador à mensagem. Você pode clicar e arrastar um marcador do lado esquerdo e soltar na mensagem.
Ao escrever uma nova mensagem, use o mesmo botão para adicionar um marcador antes de enviar sua mensagem.
Organize seus marcadores
Como editar ou excluir um marcador
Passe o cursor do mouse sobre um marcador na lateral esquerda da página do Gmail e clique na seta para baixo que é exibida ao lado do marcador. Aparece um menu no qual você pode alterar a cor do marcador e editar suas configurações, ou clicar em Editar para mudar o nome do marcador. No mesmo menu, você também pode clicar em Remover marcador para excluir o marcador de sua lista e removê-lo de todas as mensagens marcadas com esse marcador. Você também pode editar e excluir marcadores na guia Marcadores das Configurações do Gmail.
Como alterar as configurações dos marcadores
Você pode controlar algumas das configurações de seus marcadores na guia Marcadores. Para ir até lá, clique no ícone de roda dentada
, selecione Configurações, e em seguida Marcadores. Veja alguns exemplos:
Escolher os marcadores que aparecerão na lista do lado esquerdo: Na coluna "Mostrar na lista de marcadores", clique no link "mostrar" ou "ocultar" ao lado de cada marcador para escolher se ele será mostrado ou não no painel esquerdo de suas páginas do Gmail. Também é possível definir que os marcadores apareçam apenas quando contiverem mensagens não lidas (caso contrário, eles permanecem ocultos).
Escolher os marcadores que aparecem em suas mensagens: Na coluna "Mostrar na lista de mensagens", escolha se prefere ver cada marcador exibido ao lado das linhas de assunto das respectivas mensagens. Clique em ocultar para não ver o nome do marcador quando você abrir as mensagens que ele contém.
Excluir marcadores: Se você vê um marcador que você não quer mais, clique em remover na coluna "Remover marcador". Você terá que confirmar que deseja remover o marcador clicando em Excluir.
Criar submarcadores: Você pode criar um submarcador sob um marcador para criar uma hierarquia. Por exemplo, se você tiver um marcador para suas férias e desejar criar outro marcador específico para uma viagem ao Havaí, é possível aninhar o marcador "Havaí" dentro do marcador "Férias". Basta adicionar uma barra ao nome de seu marcador para que ele fique dentro de outro marcador: nesse caso, você nomearia o marcador Havaí como "Férias/Havaí."
Observação: se você tiver mais de 500 marcadores, o Gmail pode se tornar mais lento. É aconselhável remover os marcadores que não estão mais sendo utilizados (esta ação não exclui as mensagens que os contêm).
2º Passo
Como usar filtros
Os filtros do Gmail permitem que você gerencie o fluxo de mensagens recebidas. Ao utilizar os filtros, você pode automaticamente marcar, arquivar, excluir, marcar com estrela ou encaminhar suas mensagens e até mesmo mantê-las longe de spam.
Para criar um filtro
Ao visualizar uma mensagem, clique no botão Marcadores para adicionar um marcador à mensagem. Você pode clicar e arrastar um marcador do lado esquerdo e soltar na mensagem.
Ao escrever uma nova mensagem, use o mesmo botão para adicionar um marcador antes de enviar sua mensagem.
Organize seus marcadores
Como editar ou excluir um marcador
Passe o cursor do mouse sobre um marcador na lateral esquerda da página do Gmail e clique na seta para baixo que é exibida ao lado do marcador. Aparece um menu no qual você pode alterar a cor do marcador e editar suas configurações, ou clicar em Editar para mudar o nome do marcador. No mesmo menu, você também pode clicar em Remover marcador para excluir o marcador de sua lista e removê-lo de todas as mensagens marcadas com esse marcador. Você também pode editar e excluir marcadores na guia Marcadores das Configurações do Gmail.
Como alterar as configurações dos marcadores
Você pode controlar algumas das configurações de seus marcadores na guia Marcadores. Para ir até lá, clique no ícone de roda dentada
, selecione Configurações, e em seguida Marcadores. Veja alguns exemplos:Escolher os marcadores que aparecerão na lista do lado esquerdo: Na coluna "Mostrar na lista de marcadores", clique no link "mostrar" ou "ocultar" ao lado de cada marcador para escolher se ele será mostrado ou não no painel esquerdo de suas páginas do Gmail. Também é possível definir que os marcadores apareçam apenas quando contiverem mensagens não lidas (caso contrário, eles permanecem ocultos).
Escolher os marcadores que aparecem em suas mensagens: Na coluna "Mostrar na lista de mensagens", escolha se prefere ver cada marcador exibido ao lado das linhas de assunto das respectivas mensagens. Clique em ocultar para não ver o nome do marcador quando você abrir as mensagens que ele contém.
Excluir marcadores: Se você vê um marcador que você não quer mais, clique em remover na coluna "Remover marcador". Você terá que confirmar que deseja remover o marcador clicando em Excluir.
Criar submarcadores: Você pode criar um submarcador sob um marcador para criar uma hierarquia. Por exemplo, se você tiver um marcador para suas férias e desejar criar outro marcador específico para uma viagem ao Havaí, é possível aninhar o marcador "Havaí" dentro do marcador "Férias". Basta adicionar uma barra ao nome de seu marcador para que ele fique dentro de outro marcador: nesse caso, você nomearia o marcador Havaí como "Férias/Havaí."
Observação: se você tiver mais de 500 marcadores, o Gmail pode se tornar mais lento. É aconselhável remover os marcadores que não estão mais sendo utilizados (esta ação não exclui as mensagens que os contêm).
2º Passo
Como usar filtros
Os filtros do Gmail permitem que você gerencie o fluxo de mensagens recebidas. Ao utilizar os filtros, você pode automaticamente marcar, arquivar, excluir, marcar com estrela ou encaminhar suas mensagens e até mesmo mantê-las longe de spam.
Para criar um filtro
1. Clique no ícone de roda dentada
e selecione Configurações do Google Mail (Figura 4).
Figura 4. Configurações
2. Clique na guia Filtros (Figura 5).
Figura 5. Guia Filtros e Menu Criar novo filtro
3. Clique em Criar filtro com esta pesquisa, na parte inferior da janela de pesquisa (Figura 5).
4. Escolha as ações que o filtro deverá executar (Figura 6).
“Para manter a organização, muitas pessoas gostam que suas mensagens sejam marcadas e removidas automaticamente da caixa de entrada à medida que chegam. Assim, elas podem ver essas mensagens quando for mais conveniente. Se deseja fazê-lo, selecione Ignorar a caixa de entrada (Arquivar) e Aplicar o marcador: ao criar o filtro.”
4. Escolha as ações que o filtro deverá executar (Figura 6).
“Para manter a organização, muitas pessoas gostam que suas mensagens sejam marcadas e removidas automaticamente da caixa de entrada à medida que chegam. Assim, elas podem ver essas mensagens quando for mais conveniente. Se deseja fazê-lo, selecione Ignorar a caixa de entrada (Arquivar) e Aplicar o marcador: ao criar o filtro.”
Figura 6. Critério de Pesquisas
5. Clique no botão Criar filtro (Figura 6).
Observação: Quando você criar um filtro para encaminhar mensagens, ele será aplicado somente às novas mensagens. As mensagens existentes às quais o filtro se aplica não serão encaminhadas.
Como usar uma mensagem específica para criar um filtro
1. Selecione a mensagem de sua lista de mensagens.
2. Clique no botão Mais e, em seguida, clique em Filtrar mensagens semelhantes.
3. Digite os critérios de filtro nos campos apropriados.
Para editar ou excluir os filtros existentes
1. Clique no ícone de roda dentada e selecione Configurações do Google Mail.
2. Clique na guia Filtros.
3. Localize o filtro que deseja alterar e clique em editar ou excluir para remover o filtro.
4. Se você está editando o filtro, digite os critérios atualizados nos campos apropriados e clique em Editar ações do filtro.
5. Atualize as ações e clique no botão Atualizar filtro.
Você pode criar um número ilimitado de filtros, mas apenas 20 deles podem encaminhar mensagens para outros endereços. Você pode maximizar seu encaminhamento filtrado ao combinar filtros que enviam para o mesmo endereço.
Referências
Observação: Quando você criar um filtro para encaminhar mensagens, ele será aplicado somente às novas mensagens. As mensagens existentes às quais o filtro se aplica não serão encaminhadas.
Como usar uma mensagem específica para criar um filtro
1. Selecione a mensagem de sua lista de mensagens.
2. Clique no botão Mais e, em seguida, clique em Filtrar mensagens semelhantes.
3. Digite os critérios de filtro nos campos apropriados.
Para editar ou excluir os filtros existentes
1. Clique no ícone de roda dentada
e selecione Configurações do Google Mail.2. Clique na guia Filtros.
3. Localize o filtro que deseja alterar e clique em editar ou excluir para remover o filtro.
4. Se você está editando o filtro, digite os critérios atualizados nos campos apropriados e clique em Editar ações do filtro.
5. Atualize as ações e clique no botão Atualizar filtro.
Você pode criar um número ilimitado de filtros, mas apenas 20 deles podem encaminhar mensagens para outros endereços. Você pode maximizar seu encaminhamento filtrado ao combinar filtros que enviam para o mesmo endereço.
Referências
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